縮微影像具有直讀性，檢索利用可不依賴專門的軟硬件環(huán)境。

密件與非密件可以統(tǒng)一立卷，統(tǒng)一裝訂、存放和管理。

在原底片損壞或缺少的情況下，翻版底片也可作為照片檔案保存。

目錄數(shù)據(jù)的錄入可采用“雙機對錄互?！狈绞?，每一條目由兩個錄入人員分別錄入，軟件自動進行對比較對，錯誤數(shù)據(jù)由錄入人員修正。

檔案編研工作是檔案利用服務(wù)的一種高級形式，是檔案部門主動開發(fā)檔案信息資源的最佳表現(xiàn)。

刻錄數(shù)碼照片時，應(yīng)選擇一次性寫入方式，并采用低速刻錄方法。

無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應(yīng)集中存儲、管理和維護元數(shù)據(jù)。

對縮微膠片進行掃描加工后，原縮微膠片應(yīng)與紙質(zhì)檔案一并保存，不能擅自銷毀。

縮微膠片數(shù)字化實質(zhì)就是將模擬信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的過程。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息檢索可以使用自然語言檢索、模糊檢索、概念檢索等檢索技術(shù)。