無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應(yīng)集中存儲、管理和維護(hù)元數(shù)據(jù)。

檔案編研工作是檔案利用服務(wù)的一種高級形式，是檔案部門主動開發(fā)檔案信息資源的最佳表現(xiàn)。

電子文件的保護(hù)重點(diǎn)是維護(hù)載體上記錄信號的可讀性。

縮微膠片數(shù)字化實(shí)質(zhì)就是將模擬信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的過程。

照片檔案的分類方案應(yīng)保持前后一致，相對固定。

定期歸檔的電子文件還需要形成機(jī)讀目錄。

密件與非密件可以統(tǒng)一立卷，統(tǒng)一裝訂、存放和管理。

原則上檔案展覽不得用檔案原件，宜用仿真復(fù)制件。

對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，要遵循三個基本原則，即統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、統(tǒng)計(jì)方法要科學(xué)、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目要使用實(shí)用。

在原底片損壞或缺少的情況下，翻版底片也可作為照片檔案保存。