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【【案例分析題】】

10月18日20：00，重慶一家四星級(jí)酒店大堂內(nèi)，3個(gè)旅游團(tuán)同時(shí)抵店，散客在總臺(tái)排隊(duì)登記。前臺(tái)接待員小馬和小吳有條不紊、忙而不亂地分別接待散客和團(tuán)隊(duì)。小吳是一名老員工，接待團(tuán)隊(duì)特別有經(jīng)驗(yàn)。她向陪同核對(duì)了團(tuán)號(hào)、人數(shù)、國籍、地接社、組團(tuán)社、用房數(shù)、抵離店時(shí)間。陪同拿走房卡后，逐一分給20位客人。小吳則馬上通知房務(wù)中心、總機(jī)客人入住情況，以便做夜床和開長途；通知行李房按陪同的分房名單送行李，隨后迅速做電腦錄入。錄畢，小吳再一次核對(duì)團(tuán)隊(duì)接待計(jì)劃，發(fā)現(xiàn)計(jì)劃書HNWZJ-0915A團(tuán)號(hào)與陪同給小吳的訂房單上團(tuán)號(hào)不一致，陪同訂房單上的團(tuán)號(hào)為HNWZJ-0915B。小吳頓時(shí)產(chǎn)生疑問，怎么會(huì)這么巧合，陪同訂房單上的內(nèi)容除團(tuán)號(hào)有A、B之別外，其余均一樣？此時(shí)小吳憑經(jīng)驗(yàn)感覺不對(duì)勁，她懷疑是否預(yù)訂部把A錯(cuò)寫為B。但與預(yù)訂部核對(duì)后，發(fā)現(xiàn)旅行社傳真上明白地寫著HNWZJ-0915B。
小吳馬上打電話到陪同房，與陪同再次核對(duì)團(tuán)號(hào)全稱。此時(shí)陪同才告訴小吳剛?cè)胱〉氖荁團(tuán)，并告訴小吳是他自己搞錯(cuò)了，本來這個(gè)團(tuán)訂的是另一家市中心的四星級(jí)酒店。他在旅行社時(shí)，計(jì)調(diào)部把接這個(gè)團(tuán)的計(jì)劃先給他，把另一份計(jì)劃給了另一個(gè)陪同。他當(dāng)時(shí)粗心，未仔細(xì)看團(tuán)號(hào)，認(rèn)為自己拿的肯定是A團(tuán)，就來到了本酒店。偏巧除團(tuán)號(hào)外其他內(nèi)容兩團(tuán)一樣，所以搞錯(cuò)了。
此時(shí)小吳除了怪陪同搞錯(cuò)外，更怪自己接團(tuán)時(shí)不仔細(xì)核對(duì)團(tuán)號(hào)。她清楚意識(shí)到，麻煩的事馬上就要降臨：A團(tuán)將很快也到酒店，B團(tuán)住了10間房后，已無法安排A團(tuán)同時(shí)入住。如果讓B團(tuán)移團(tuán)，顯然不可行，因?yàn)榭腿送媪艘惶旌蠛芾?，?duì)酒店也相當(dāng)滿意。況且即使移團(tuán)，房間要整理，也不現(xiàn)實(shí)。小吳想象客人一到大堂，因酒店工作失誤而無房時(shí)的憤怒情形，頓時(shí)有點(diǎn)不知所措。  她知道解決此事的惟一辦法就是讓已入住的B團(tuán)陪同與A團(tuán)陪同聯(lián)絡(luò)，讓A團(tuán)陪同立即改變方向，帶團(tuán)去住另一家四星級(jí)酒店。但小吳不敢擅自做主。

如何避免在接待團(tuán)隊(duì)時(shí)出現(xiàn)類似錯(cuò)誤？