A、歸檔文件材料按件裝訂。原則上每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正件與附件為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)（本）為一件；請(qǐng)示與批復(fù)為一件；報(bào)告（如有批示應(yīng)附辦理件）為一件；來(lái)文與復(fù)文為一件。
B、裝訂時(shí)，按下列要求進(jìn)行排列：正文在前，原稿在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在定稿正本之后。
C、每件歸檔文件要標(biāo)注頁(yè)碼，按頁(yè)編號(hào)，每張紙為一頁(yè)，一頁(yè)一號(hào)，空白頁(yè)也需要計(jì)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)要用鉛筆依次標(biāo)注在每頁(yè)的右上角，最后在首頁(yè)右上角畫(huà)圓圈并在圈內(nèi)標(biāo)總頁(yè)數(shù)。
D、歸檔文件材料應(yīng)在按年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類(lèi)的基礎(chǔ)上進(jìn)行排列。