問答題在鑒定某省民政廳解放初期的檔案時(shí)，機(jī)關(guān)檔案人員最先接觸到一卷該單位工作組寫的 在某鄉(xiāng)進(jìn)行民主建政的試點(diǎn)報(bào)告，發(fā)現(xiàn)被定為“短期”保存。機(jī)關(guān)檔案人員認(rèn)為在解放初期的民主建政是一項(xiàng)很重要的工作，擬改為“永久”保存。但是后來經(jīng)過整理又發(fā)現(xiàn)一卷以該廳名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告的全省民主建政工作總結(jié)，內(nèi)容有全省民主建政工作的情況概述，還有各個(gè)試點(diǎn)鄉(xiāng)民主建政情況的基本統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，被定為“永久”保存。于是放棄了將某鄉(xiāng)進(jìn)行民主建政的試點(diǎn)報(bào)告的案卷改為“永久”保存的打算。將“某鄉(xiāng)進(jìn)行民主建政的試點(diǎn)報(bào)告”定為“短期”保存的合理性有哪些？ 

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1.問答題國(guó)家某部派出了調(diào)查組到某省的信訪局，調(diào)查A縣劉某關(guān)于一起行政訴訟案的上訪材料。劉某曾因此案敗訴被判刑，劉某不服，曾給某省領(lǐng)導(dǎo)寫過申訴信，涉及到與案情相關(guān)的重要情況。省領(lǐng)導(dǎo)在申訴信上做了批示，省信訪局將該批示轉(zhuǎn)給A縣縣委辦公室負(fù)責(zé)辦理。  省信訪局的檔案員來到檔案室查找有關(guān)檔案，結(jié)果沒有找到。其中最重要的材料，省領(lǐng)導(dǎo)的批示件和該縣縣委的回復(fù)都不知去向。檔案員查找領(lǐng)導(dǎo)交辦登記簿，也沒有查到劉某來信的記載，反復(fù)查詢均無著落。無奈之下，只得派人專門驅(qū)車往A縣信訪辦查找，但縣信訪辦并無經(jīng)手此信的相關(guān)材料。經(jīng)過縣信訪辦主任的回憶，當(dāng)時(shí)他在縣委工作的時(shí)候，曾經(jīng)見過縣委的回復(fù)材料。但是查找縣委也無所獲，甚至連發(fā)文登記本也沒有找到。半個(gè)月過去了，因?yàn)闄n案材料不全使得調(diào)查無法進(jìn)行，調(diào)查小組只好失望而歸。  然而時(shí)隔5年，省信訪局在收集整理5年前的一些案卷歸檔時(shí)，才發(fā)現(xiàn)與此案相關(guān)的來信處理記錄和A縣縣委辦回復(fù)材料都保存在領(lǐng)導(dǎo)交辦信件處理卷宗中，共計(jì)5份材料12頁(yè)紙及省領(lǐng)導(dǎo)的批示。但是，當(dāng)這批檔案材料送達(dá)后，訴訟當(dāng)事人已經(jīng)在服刑期間因?yàn)橐馔馐鹿识劳觥Ｕ撌鍪?、發(fā)文登記的作用。 
2.問答題國(guó)家某部派出了調(diào)查組到某省的信訪局，調(diào)查A縣劉某關(guān)于一起行政訴訟案的上訪材料。劉某曾因此案敗訴被判刑，劉某不服，曾給某省領(lǐng)導(dǎo)寫過申訴信，涉及到與案情相關(guān)的重要情況。省領(lǐng)導(dǎo)在申訴信上做了批示，省信訪局將該批示轉(zhuǎn)給A縣縣委辦公室負(fù)責(zé)辦理。  省信訪局的檔案員來到檔案室查找有關(guān)檔案，結(jié)果沒有找到。其中最重要的材料，省領(lǐng)導(dǎo)的批示件和該縣縣委的回復(fù)都不知去向。檔案員查找領(lǐng)導(dǎo)交辦登記簿，也沒有查到劉某來信的記載，反復(fù)查詢均無著落。無奈之下，只得派人專門驅(qū)車往A縣信訪辦查找，但縣信訪辦并無經(jīng)手此信的相關(guān)材料。經(jīng)過縣信訪辦主任的回憶，當(dāng)時(shí)他在縣委工作的時(shí)候，曾經(jīng)見過縣委的回復(fù)材料。但是查找縣委也無所獲，甚至連發(fā)文登記本也沒有找到。半個(gè)月過去了，因?yàn)闄n案材料不全使得調(diào)查無法進(jìn)行，調(diào)查小組只好失望而歸。  然而時(shí)隔5年，省信訪局在收集整理5年前的一些案卷歸檔時(shí)，才發(fā)現(xiàn)與此案相關(guān)的來信處理記錄和A縣縣委辦回復(fù)材料都保存在領(lǐng)導(dǎo)交辦信件處理卷宗中，共計(jì)5份材料12頁(yè)紙及省領(lǐng)導(dǎo)的批示。但是，當(dāng)這批檔案材料送達(dá)后，訴訟當(dāng)事人已經(jīng)在服刑期間因?yàn)橐馔馐鹿识劳?。本案例中，?yīng)當(dāng)在哪些環(huán)節(jié)加強(qiáng)文書和檔案的管理？