問答題國家某部派出了調查組到某省的信訪局，調查A縣劉某關于一起行政訴訟案的上訪材料。劉某曾因此案敗訴被判刑，劉某不服，曾給某省領導寫過申訴信，涉及到與案情相關的重要情況。省領導在申訴信上做了批示，省信訪局將該批示轉給A縣縣委辦公室負責辦理。  省信訪局的檔案員來到檔案室查找有關檔案，結果沒有找到。其中最重要的材料，省領導的批示件和該縣縣委的回復都不知去向。檔案員查找領導交辦登記簿，也沒有查到劉某來信的記載，反復查詢均無著落。無奈之下，只得派人專門驅車往A縣信訪辦查找，但縣信訪辦并無經手此信的相關材料。經過縣信訪辦主任的回憶，當時他在縣委工作的時候，曾經見過縣委的回復材料。但是查找縣委也無所獲，甚至連發(fā)文登記本也沒有找到。半個月過去了，因為檔案材料不全使得調查無法進行，調查小組只好失望而歸。  然而時隔5年，省信訪局在收集整理5年前的一些案卷歸檔時，才發(fā)現與此案相關的來信處理記錄和A縣縣委辦回復材料都保存在領導交辦信件處理卷宗中，共計5份材料12頁紙及省領導的批示。但是，當這批檔案材料送達后，訴訟當事人已經在服刑期間因為意外事故而死亡。本案例中，應當在哪些環(huán)節(jié)加強文書和檔案的管理？

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1.問答題國家某部派出了調查組到某省的信訪局，調查A縣劉某關于一起行政訴訟案的上訪材料。劉某曾因此案敗訴被判刑，劉某不服，曾給某省領導寫過申訴信，涉及到與案情相關的重要情況。省領導在申訴信上做了批示，省信訪局將該批示轉給A縣縣委辦公室負責辦理。  省信訪局的檔案員來到檔案室查找有關檔案，結果沒有找到。其中最重要的材料，省領導的批示件和該縣縣委的回復都不知去向。檔案員查找領導交辦登記簿，也沒有查到劉某來信的記載，反復查詢均無著落。無奈之下，只得派人專門驅車往A縣信訪辦查找，但縣信訪辦并無經手此信的相關材料。經過縣信訪辦主任的回憶，當時他在縣委工作的時候，曾經見過縣委的回復材料。但是查找縣委也無所獲，甚至連發(fā)文登記本也沒有找到。半個月過去了，因為檔案材料不全使得調查無法進行，調查小組只好失望而歸。  然而時隔5年，省信訪局在收集整理5年前的一些案卷歸檔時，才發(fā)現與此案相關的來信處理記錄和A縣縣委辦回復材料都保存在領導交辦信件處理卷宗中，共計5份材料12頁紙及省領導的批示。但是，當這批檔案材料送達后，訴訟當事人已經在服刑期間因為意外事故而死亡。結合材料談一談日常檔案業(yè)務基礎工作的重要性。
2.問答題小王是某機關主管文書處理工作的干部，他剛開始工作的時候，對文書處理的手續(xù)不太熟悉，文件的傳遞，借閱都沒有跟蹤記錄。所以，工作不到2個月，就因為數次無法及時調出領導所需要的文件，影響了工作。小王認識到，文書處理工作是一件重要和細致的工作。要求從事文書管理的人員必須具備良好的業(yè)務水平和綜合素質。同時，最重要的是要建立起嚴格的文書處理制度，保證文書流通的效率和質量。小王開始采取一系列的措施，首先，他設置了固定的文書處理崗位和人員，全機關的文件由他來負責收發(fā)，傳遞，借閱和催辦的工作，各處室都設置一名經常在單位工作的通知兼管文件，把住各處室的文書處理關口。其次，小王建立起責任制度，只用收文簿和借閱卡片兩種收、發(fā)、借閱工具管理文件。具體做法是：來文在收文登記簿上登記，傳閱文件交給該處室主管文件的同事，并在收文簿簽字。辦文在此簿上注明“辦”字，辦完再在“辦”字后邊寫“訖”字，構成“辦訖”二字。借閱文件都要填寫借閱卡片，填寫完卡片后要放在文件的原位置上，送還時再抽出卡片。最后，建立起文件流通時限制度。傳閱和借閱文件都規(guī)定了閱讀時間，到期及時催還，借閱文件到期可續(xù)借。文件收回后，一般是即時歸檔，最遲也應在當日歸檔，這樣才能不遺失文件，不泄密。文件歸檔后，都要在收文簿上寫“已存”字，平時查找文件時，只要看一下收文薄就知道文件的所處環(huán)節(jié)。小王是選擇什么方法管理文件的？