無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應(yīng)集中存儲、管理和維護(hù)元數(shù)據(jù)。

歸檔類目又稱為“預(yù)歸檔”，是在文件尚未形成之前事先編制的歸檔計劃。

對縮微膠片進(jìn)行掃描加工后，原縮微膠片應(yīng)與紙質(zhì)檔案一并保存，不能擅自銷毀。

照片檔案的分類方案應(yīng)保持前后一致，相對固定。

電子文件的保護(hù)重點是維護(hù)載體上記錄信號的可讀性。

重大活動檔案的分類整理，以專題的形式相對獨立地進(jìn)行登記編號和排列，以維護(hù)重大活動檔案的內(nèi)在聯(lián)系。

在照片檔案的收集過程中，對于某些個人或單位不愿交出的珍貴照片，可進(jìn)行翻拍。

密件與非密件可以統(tǒng)一立卷，統(tǒng)一裝訂、存放和管理。

唱片耐輻射，不怕強磁場的侵襲，可以在某些特殊場合使用。

印章檔案在清洗時，印面凹陷部位難以刷洗干凈的油污，可使用竹針挑剔。