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以文件生命周期為基礎,分階段論述文件管理職能的優(yōu)點是根據(jù)文件在不同階段的不同特點,采取不同的管理方法,使文件得到最為適宜的保管,盡可能地發(fā)揮文件的作用。
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文件管理職能包括兩方面:一是現(xiàn)行機關的文件管理職能,二是文件中心的文件管理職能。
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泛指型的文件定義是既指所有公私機構又指個人活動中形成的文件,即指一切公私文件。
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