如何通過旅行社預定一張飛機票，如何操作？應該考慮哪些問題？

假設你是某公司的秘書，你的上司即將到廣州實業(yè)貿(mào)易有限公司出差，他通常都是住在當?shù)氐囊凰灭^里，喜歡單人套間，房間里要有能夠接外線的電話，并希望能夠俯視旅館外的公園，同時他還要一個接待室以召開商業(yè)會議，請秘書幫他在這家旅館里預定他想要的房間，收費轉(zhuǎn)到公司帳上。公司地址是：##########帳號是：••••••••

上司即將于2003年6月去美國一家公司參觀考察，在此之前，他從未走出過國門。
請問：1.秘書應該在近期為他辦理哪些出國手續(xù)？如何辦理？
2.秘書要提醒上司注意哪些問題？ 3.上司對黃皮書了解不多，請幫助他解釋一下。